|
EDYS
Kamu adına görev yapan kurum ve kurulusların faaliyetlerini kayıt altına alması ve bu bilgileri
vatandaslarla paylasması kamu görevinin ayrılmaz bir parçasıdır.Herkesin, her zaman, her
yerden kolaylıkla ulasabilecegi seffaf, verimli ve sade bir devlet yapısı günümüzde modern ve
demokratik devletlerin temel hedefi haline gelmistir. Bilgisayar ve iletisim ve
teknolojilerindeki gelismeler bu hedefi gerçeklestirecek olgunluga ulasmıs ve her geçen gün
daha da gelismektedir. Son yıllarda sıkça duydugumuz e-devlet, e-Türkiye gibi kavramlar bu
gelismelerin bir sonucudur. E-devlet yapısının temelini ise elektronik bilgi sistemleri
olusmaktadır.
Elektronik Doküman yönetim sistemleri (EDYS), genel olarak kurumsal bilgi kaynaklarının
elektronik ortamda hazırlanması, paylaşılması, yönetilmesi, depolanması ve kullanılması için
geliştirilmiş sistemdir.Bu sistemler kurum içerisinde belge statüsü kazanmış dokümanların
yanı sıra belge özelliği taşımayan ancak içerdiği bilgi açısından depolanan ve kullanılan
dokümanları düzenleme, tanımlama ve erişim gibi fonksiyonları yerine getirmek üzerede
kullanılır.
Konu
Elektronik döküman yönetim sistemi (EDYS) kanunla verilen görevlerini etkin, verimli
ve güvenli biçimde yerine getirebilmesini sağlamak amacıyla; e-devlet dönüşüm
sürecinde ihtiyaç duyulacak süreç, doküman, evrak ve arşiv yönetim sistemleri ile,
bunların birbirleriyle bütünleşik çalışmasını sağlayacak yazılımların tedarik, kurulum
ve bu sistemlere elektronik imza entegrasyonunun gerçekleştirilmesi
tanımlamaktadır. Sistem mevcut dns sistemi ile entegre edilebilir niteliktedir.
Elektronik döküman yönetim sistemi (EDYS) 6 ocak 2005 tarih ve 25692 sayılı resmi
gazete de yayınlanan “elektronik imza kanununun uygulanmasına ilişkin usul ve
esaslar hakkında yönetmelik ve tebliğ” ile yürürlüğe giren elektronik imza
uygulamaları altyapısı standartlarını ve protokollerini tamamen desteklemekdir.
Sistem içinde bulunan doküman, evrak ve formların elektronik imza kullanılarak
imzalanması mümkündür.
Elektronik döküman yönetim sistemi (EDYS) kolaylıkla tüm kullanıcılar tarafından
etkili bir biçimde öğrenilebilecek ve kullanılabilecektir şekilde hazırlanmıştır. Tüm
kullanıcı ekranlarında yardım menüleri ve çalışma işlemlerine ait açıklama adımları
vardır. Sistemin ara yüz ve veritabanı dahil olmak üzere her birimi türkçe ile %100
uyumludur ve türkçe karakterleri desteklemektedir. Sisteme ait tüm kullanım, eğitim
ve diğer gerekli dokümantasyonlarda türkçe dir
Elektronik döküman yönetim sistemi (EDYS), verinin kötü niyet, kazaen veya yanlış
kullanılmasına karşı koruyucu mekanizmalara sahip olmaktadır. Silme işleminde,
bilgiler fiziksel olarak veritabanından ve veritabanı dışında tutulan diğer ortamlardan
silinmemektedir. Fiziksel silme işlemi sadece elektronik döküman yönetim sistemi
(EDYS) yöneticisinin kontrolündedir.
Sisteme bağlanmak için ardışık başarısız/yetkisiz erişim deneme sayısı üzerine limitler
konulabilecek, limit aşıldığında ilgili kullanıcıya ve EDYS yöneticisine, bilgisayar
bilgileri eklenerek uyarı mesajı otomatik olarak gönderilmektedir.
İstenilen zamanda veya önceden verilen zaman planı çerçevesinde tüm verilerin
yedeklenmesini ve aynı tutarlılıkta geriye yüklenmesini sağlayacak rutinler olacaktır.
Bu işlemler kesin kabul öncesi proje ekibince uygulanacak ve sonuçları görülerek
onaylanacaktır.
Kullanıcı ara yüzü, türkçe olacak ve merkezi yapıda uygulamaların font, tarih saat
formatları gibi değişkenler uygulama üzerinden parametrik olarak yapmaktadır.
Sistem, türkçe ve ingilizce karakterlerle sorunsuz çalışacak, tüm sorgulama, sıralama
ve karşılaştırmalar türkçe ve ingilizce alfabeye göre yapılmaktadır.
Dosya isimlerindeki türkçe karakterler EDYS sisteminde sorunsuz olarak
kullanılacaktır.
Yetkili olunmayan sayfa, modül ya da fonksiyonlara, doğrudan çağrılsa bile erişim
engellenecektir.
Yazılımlar windows tabanlı sunucularda çalışmaktadır.
Yazılımlar, windows işletim sistemi kurulu son kullanıcılarda çalışmaktadır.
Ms sql server 2005 vb. Veritabanlarında sorunsuz çalışacaktır. Yazılımlar, yerel alan
ağı (lan), geniş alan ağı (wan) ve internet üzerinden erişimi destekleyecek ve tcp/ıp
protokolü ile sorunsuz bir şekilde çalışmaktadır.
Sisteme, ıe5.0 veya üzeri, firefox ve xhtml 1.1 standardını sağlayan yaygın web
tarayıcılardan herhangi biriyle ulaşılabilmektedir
Yazılımla birlikte kullanılacak olan donanımlar (tarayıcı vs.) İle uyumlu olan kağıt
boyutlarını destekleyecektir.
Yazılım, sistem dahilinde yapılan tüm işlemlerin (kayıt, çıktı alma, silme vb.), kullanıcı,
evrak/doküman ve tarih bazında kütüğünü saklayacaktır. İstenildiği takdirde bu kütük
kullanılarak rapor alınabilecektir.
Yazılımda gerekli düzenlemelerin yapılabileceği parametreler olmalı ve bu
parametrelerin ayarlandığı bir bölüm bulunmalıdır. Parametrik alanlar proje grubunca
proje süresince değiştirilebilinir ve/veya istekler doğrultusunda arttırılabilinecektir
Uygulama web tabanlı olacaktır. Uygulama çok katmanlı mimaride yazılacak olup
serverlara kurulması (çok katmanlı ve/veya tek makinede) idarenin isteğine göre
yükleme yapılacaktır.
Uç kullanıcı sistemi internet tarayıcısı üzerinden kullanırken herhangi bir ek program
(activex, dll, kurulma ihtiyacı olan üçüncül bir yazılım) kurulumuna ihtiyaç duymadan
çalışacaktır.
Uygulama, ms office ve acrobat reader vb yazılımları ile uyumlu olacaktır.
Kullanıcıların ms office versiyonlarından oluşan word, xls gibi doküman farklılıkları
uygulama üzerinde farklı ms office versiyonlarını kullanan kullanıcıların dosyaları
görmelerinde sorun teşkil etmeyecektir
Taranan basılı evraklar pdf formatında sisteme kaydedilecek, uygulamadaki dolaşımı
ve arşivlenmesi işlemleri sırasında doküman bu formatta bulunacaktır.
Aynı dosyanın birden fazla kez yüklenmesinin sistem tarafından engellenecektir
İş akışlarının tanımlama, başlatma ve yürütme fonksiyonları, sınırsız kullanıcı sayısı
için de kullanılabilir olacak, ancak EDYS yöneticisi, yetki düzenlemeleri sırasında
bunda kısıntıya gidebilecektir. Bu yetki düzenlemeleri menü adımlarından
yapılabilecek
Evrak posta yoluyla yapılacaksa, kullanıcı ara yüzü aracılığı ile evrak çıktısı
alınabilecek, imza için kullanıcı belirlenebilecektir.
Ayırım gözetmeksizin tüm dosya tipleri doküman yönetim sistemi, evrak yönetim
sistemi ve arşiv yönetim sisteminde kullanılacaktır. Word, excel, pdf, html, xml, ppt,
txt, csv vb. Dosyalar ve içerikleri otomatik olarak indekslenecektir.
Program içerisinde evrak şablonları oluşturulacak ve kullanıcıların kullanımına
açılacaktır.
Uygulama , konu kodlarını ve başbakanlık 25.03.2005 tarih ve 2005/7 resmi gazetede
yayımlanan sayılı genelge ile belirlenen standart dosya planında olacaktır.
Evrakın/dokümanın dolaşımı sırasında akış içerisinde bulunan kişilerin görüşlerini ve
talimatlarını yazabilecekleri bir kullanıcı arayüzü olacaktır.
Sistem kullanıcı bazında taslak evrak yaratılmasına olanak sağlayacak, taslak evrak
üzerinde tüm görüş, onay ve kayıt prosedürlerini çalıştırabilecektir
İstenilen dokümanların/evrakların tübitak uekae’dan idare tarafından temin edilecek
nitelikli elektronik sertifika kullanılarak dosyaların kriptolu olarak saklanması ve
arşivlenmesi sağlanacaktır. Bu kısım kullanıcı grubu bazlı çalışacak olup, sadece ilgili
gruba dahil kullanıcılar tarafından görüntülenmesine ve düzenlenmesine izin
verilecektir.
Evrak referans numarası ve evrak tarihi , isteğe bağlı olarak elle veya otomatik
verilecektir. Bu numaraya karşılık olarak sistemde tek bir evrak bulunacak, yazılım
arşivlenmiş evrak üzerinde değişiklik yapılmasına izin vermeyecektir.
Gönderilen evrakın okunup okunmadığı sistemdeki bir mekanizma ile evrakı
gönderen kullanıcıya istenildiği taktirde bildirilecektir.
Evrakın aslı sistemde bir tane olmalı, isteyen kullanıcı yetkisi dahilinde evraklara
ulaşabilmelidir. Her birim isterse kendi arşivlediği evrakları listeleyip
görüntüleyebilecektir.
TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi Stan-dardı ile tam uyumlu çalışma
Vekalet sistemi ve belgelerin otomatik olarak işlem için vekiline yönlendirilebilmesi
Arşiv Yönetimi
Her bir kayıt ve sorgu ara yüzü tasarımının ayrıca farklı sürümleri (versiyonları)
tasarlanacaktır. Tasarlanan her bir ara yüz ve bunların sürümleri için farklı kullanıcı
veya kullanıcılara yetki verilecektir. Bu yetkilendirme esnasında program yetki
tutarsızlığını önleyecek ve programa giriş yapan her kullanıcı yetkili olduğu kayıt ve
sorgu ara yüzlerine erişecektir.Yazılım seçilen bir arşiv belgesine ek dosya kaydetme
özelliğine sahip olacaktır. İstenildiği takdirde ek olarak kaydedilen dosyalar yazılım
tarafından açılabilecektir. Evrak bazında kaydedilen ek dosyalar dosya sisteminde
tutulacaktır.
Arşivlenen belgelerin aslı üzerinde asla değişiklik yapılamayacak ve arşiv belgelerinin
program içerisinden silinmesine asla izin verilmeyecektir. Arşivlenen bütün belge ve
ekleri dağınık sistem yapısını (aynı veya farklı fiziksel mekanlarda bulunan çok sayıda
sunucu bilgisayar) destekleyecek şekilde dosya sisteminde tutulacaktır.
Program sadece evrakları değil, kurum ile ilgili diğer belgeleri de (arşiv belgeleri)
arşivleme yeteneğine sahip olacaktır.
Arşivlenen aynı isme sahip dosyaların birbirlerinin üzerine yazılması engellenecektir.
Arşiv belgelerinin yetkili olan kullanıcılar tarafından başka kullanıcılara/kullanıcı
gruplarına gönderilebilmesi sağlanacaktır. Ancak yapılan işlem ile ilgili ayrıntılar kayıt
altına alınacaktır (“log”lanacaktır.)
Arşiv belgesinin aslı sistemde bir tane olacak ve isteyen kullanıcı yetkisi dahilinde
belgeye ulaşabilecektir. Her birim isterse kendi arşivlediği belgeleri listeleyip
görüntüleyebilecektir. Uygulamaya, diğer uygulamalar içinde erişilebilmesi için gerekli
apı’ler verilecek, ayrıca xml ve web servisleri ile de veri alışverişi yapılabilecektir.
Arşivlenmiş verilere erişim için yetki kısıtlaması yapılabilecektir.
İş Akış Yönetimi
İş akışları grafiksel olarak tasarlanabilmesini sağlayan modül sistemin bir parçası
olarak teslim edilecektir
Program üzerinde evrak hareketlerinin tanımlanmasını sağlayacak iş akışları
tanımlanacaktır.
Sistemde alt iş akış şablonları da oluşturulacaktır.
Kuruma gelen/giden ve iç yazışma olarak kaydedilen dokümanlar, kurumda
mevcut iş akışı kullanılarak otomatik olarak dolaştırılabilecektir.
İş akışı üzerinde hiyerarşik yapıya uygun birimler, birimler arası akış ve gerekli
işlemler (onay, ret, yetki verme, fiziksel arşive kaldırma gibi) tanımlanabilecektir.
Evrak kuruma birden fazla merkezden girip birden fazla merkezden çıkacaktır.
Evrak hareketlerinin tanımlanması süper kullanıcılar tarafından yapılabilecek ve
evrakların izleyeceği yollar, evrak türlerine göre ayrı ayrı belirlenecektir.
Kullanıcılar kendilerine gelen evrakları, havale edecekleri birimleri bu sistemden
yararlanarak belirleyebilecek böylece yanlış havalelerin önüne geçilecektir.
Evrakların EDYS sistemini kullanan kurum veya kuruluş içindeki hareketleri bu
sisteme göre olacaktır. Evrakın hareketi esnasında ilgili evrak üzerinde her birimin
yapması gereken işlemler (onay, evrak türünün seçimi, evrak yetkilendirmesi)
sistem tarafından belirlenecektir. İstenildiğinde hazırlanan sistemin yazıcı çıktısı
alınarak birimlere dağıtılması sağlanacaktır.
İş akışı seri veya paralel olarak yapılabilecektir.- onay aşamasında “ret” edilen
işlem daha sonraki aşamaya geçmeyecek ve başlatana ya da iş akışının niteliğine
göre bir önceki adıma geri dönecektir.
Evrak, ilgili tarafından iş akışı dahilinde bir biriminden, diğer bir birime havale
edilecektir.
Evrak/doküman hazırlandıktan sonra, onay için gönderildiği kullanıcı tarafından
evrakta/dokümanda bir değişiklik yapılması halinde, evrakı/dokümanı hazırlayan
kullanıcıya istenildiği taktirde otomatik olarak dönecektir.
Evrak/doküman onaylandığında veya reddedildiğinde iş akışı içerisinde
evrakın/dokümanın gittiği kadrolara onay veya red bilgisi otomatik olarak yazılım
içerisinde bulunacak mesaj sistemi ile gönderilecektir.
Güvenlik ve Yetkilendirme Yönetimi
Yetkilendirme ve erişim hakları için elektronik imza desteği olacaktır. İdarece
istenildiği taktirde aktif hale getirilecektir
Yazılım hiyerarşik yapıya uygun olarak çalışacak olup, birim, grup ve kullanıcı
yetkileri çerçevesinde evrak/doküman paylaşımına izin verecektir.
İndeksleme ve Sorgulama
Sistem, arşivlenmiş evraklar üzerinde, kullanıcı ara yüzünden seçilen kriterlere
göre; (hazırlayan, konu, ilgili dosya numarası, kime, kimden, tarih aralığı, sayı no,
ivedilik, gelen-giden, belge türü, evrak durumu, işlem vb.) Sorgulama ve
indekslenen evrakların içeriği üzerinden metin dosyaları ve resim dosyaları
üzerinde tam metin arama (full text search) yapabilecektir. Sorgulamalar statik
yapıda ve kullanıcının istediği değişkenlerden oluşan dinamik yapıda
oluşturulabilecek şekilde olacaktır.
Bir defa yapılan sorgulama, kullanıcı tarafından kaydedilmek suretiyle son hali
sorgulanarak yeniden kullanılabilecektir.
Portal üzerinden tüm metin kısımlarından istenildiği taktirde kelime ve kullanıcı,
rol ve haklar için arama yapılabilinecektir.
Kullanıcı hazırladığı evrakların ekinde bulunan farklı formatdaki dosyalarda da
sorgulama yapabilmektedir.
Kullanıcı aradığı kelimeyi kelime ile başlayan, eşit, içerisinde bulunan gibi
ibarelerle sorgulama yaptırabilecektir.
|
